El almacenamiento y la organización de documentos son las funciones más básicas y fundamentales de un DMS. Estas funcionalidades incluyen:
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En contraste, los sistemas automatizados de gestión y control de documentos optimizan el manejo de la información empresarial mediante herramientas digitales avanzadas.
OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial.
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Integridad: Es elementary garantizar la autenticidad y veracidad de la información contenida en los documentos.
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La computación en la nube es la práctica de utilizar una purple de servidores remotos alojados en Net para almacenar, administrar y procesar datos, en lugar de un servidor community o un ordenador personal.
Entrevistas y Encuestas: Realizar entrevistas y encuestas a los usuarios finales para entender sus necesidades y expectativas. Esto incluye qué funcionalidades consideran críticas y cómo el DMS puede mejorar su trabajo diario.
Sin embargo, vale la pena recordar que el OCR puede convertir texto impreso en texto digital, pero esta herramienta no interpreta los datos contenidos software de gestión documental en este texto. Esto depende del IDP, que puedes averiguar a continuación.
Los formularios digitales externalizan la introducción de datos a la persona que rellena el formulario y los campos obligatorios eliminan el tiempo dedicado a buscar la información que falta.
Cronograma de Implementación: Establecer un cronograma detallado que incluya todas las fases del proyecto, desde la preparación inicial y la configuración del sistema hasta las pruebas y el despliegue final.
La gestión de archivos es el proceso por el cual se organiza y clasifica toda la información empresarial. Conoce 6 ventajas adicionales que te proporciona.
Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.